צוואר הבקבוק: קליטת הפנייה הראשונית

אם אתם מנהלים את משימות הוועד בשיטה ידנית כלשהי – מחברת, קובץ וורד, טבלת אקסל – מומלץ לייחד תגית מזהה בתיבת המייל של הוועד, או לפתוח תיבת מייל ייחודית לפניות של דיירים בנושא תקלות.
כמו כן מומלץ לקבוע פרוצדורה ברורה ומפורטת לתהליך הקליטה, רישום, תיעוד, מעקב וכד'.

מערכות דיגיטליות – כגון טרלו, נויישן, מיקרוסופט 365, גוגל שיטס ואחרות – מאפשרות לייעל את הקליטה באמצעות טפסים מובנים, ואינטגרציות בסיסיות.
במערכת טרלו, עליה כתבנו כאן בעבר, ניתן להגדיר כתובת מייל לכל לוח ואף לכל כרטיס משימה.

 טרלו לטיפול ומעקב תקלות – סרטון ההדגמה (באנגלית)

הסרטון מציג פתרון מתקדם יחסית, המיועד לעסקים בינוניים, אך הוא ממחיש את תפיסת הפתרון. כל מה שאתם בעצם צריכים לעשות הוא לספק לדיירים את כתובת המייל של לוח הקלט, שהוא תכונה מובנית בטרלו.