סוף עידן האקסל? הכירו פתרונות ניהול חדשים

זן חדש של פתרונות ניהול שוטף את העולם. למה כדאי גם לוועד הבית להכיר אותם? תחשבו שכל טבלאות האקסל שלכם מקושרות

מערכות ניהול מתקדמותהאם אתם משתמשים בגיליונות נתונים? כנראה שכן, כמו כולנו. אפשר להניח שעניינים כספיים של ועד הבית מנוהלים, בין השאר באמצעות גיליונות נתונים – כגון אקסל או גוגל-שיטס. מעקב תשלומים וגבייה, מעקב הוצאות, תכנוני תקציב לפרויקטים כאלה ואחרים – כל אלה דורשים טבלאות, כלי חישוב וכיוצ”ב תכונות שמספקים יישומי גיליון נתונים.
ניתן אפילו להניח שגם רשימות נתונים לא מספריות מנוהלות אצלכם באמצעות הטבלאות של גיליונות הנתונים.

אז ודאי תשמחו לדעת שבשנים האחרונות התפתח זן חדש של פלטפורמות ענן חכמות, שמספקות כלים חלופיים לגיליונות נתונים, עם כמה יתרונות משמעותיים שיכולים לעניין אתכם.

הדור החדש של יישומי הניהול: הכל במקום אחד

ראשית, חשוב להבין כי מדובר במהפכה של ממש בכל מה שקשור לפתרונות ניהול, שמשפיעה על שורה של תחומים במרחב הדיגיטלי – ניהול פרויקטים, ניהול לקוחות (CRM), ניהול ידע ועוד. המערכות החדשות משלבות תכונות של גיליון נתונים, עם תכונות של מסד נתונים ועם תכונות של מערכות תוכן.
הכל עובד יחד ואין כל צורך לדעת קוד, או כישורי תכנות, כדי להרכיב פתרונות בהתאמה אישית

התוצאה: כל אדם, כל צוות וכל עסק יכול לבנות לעצמו מסד נתונים פרטי המותאם באופן מוחלט לצרכים, למאפיינים ולשיטות העבודה, ומרכז במקום אחד מסודר את כל המידע והידע.

דגשים מיוחדים לוועד הבית

  • קישור בין טבלאות – ניתן לבנות טבלת דיירים, טבלת דירות ולקשר ביניהן. יותר מזה, ניתן לבנות טבלת גבייה ולקשר לטבלת דיירים למעקב אישי. תחשבו כאילו כל “האקסלים” שלכם מקושרים ביניהם, כאשר כל נתון מוכנס רק פעם אחת, ויש לכם אפשרות להציג את הנתונים מכל הגיליונות בכל חיתוך שעולה על דעתכם.
  • כלים חישוביים – הטבלאות יכולות לכלול שדות פיננסיים ונוסחאות, כאשר ניתן “למשוך” נתונים מטבלה אחת לשנייה לצורך חישובים מתוחכמים יותר. בחלק מן המערכות ניתן להציג את הנתונים באופן גרפי בלחיצת כפתור.
  • ריכוז מידע – כל רשומה בכל טבלה היא בעצם כרטיס מידע שיכול לכלול גם שדות מותאמים אישית, וגם תוכן מורכב כגון טקסטים, תמונות, וידאו ועוד. הכל מקושר.
  • עבודה משותפת – ניתן לשתף באופן סלקטיבי מידע ותוכן, ולעבוד במשותף על פרויקטים ומשימות.
  • ריספונסיביות – הכל עובד גם במחשב וגם בטלפון.

סוגי פתרונות

  • מערכות לניהול משימות/פרויקטים – מציעות כלים מובנים הניתנים להגדרה עפ”י צרכי המשתמש.
    דוגמאות בולטות: קליק-אפ, אסנה, מאנדיי.
  • מערכות נתונים עם יכולות מורחבות – מציעות כלים לבנייה אישית של יישומים, עם תכונות תוכן.
    דוגמאות בולטות: קודה, אייר-טייבל.
  • מערכות תוכן עם יכולות דאטה-בייס – מציעות כלים לניהול ידע ומידע עם טבלאות נתונים מתקדמות.
    דוגמאות בולטות: נויישן, טרלו.

מה לבחור?

שני השיקולים העיקריים בבחירה הם התאמה אישית לצרכים ולסגנון העבודה והמחיר. שיקול נוסף, למשתמש הישראלי, הוא היכולת לעבוד ‘מימין לשמאל’ – בעברית או בערבית.
למרבית הפתרונות יש גם תוכניות חינמיות, ולכולם יש פתרונות מדורגים ברמות מחיר שונות.

ברוב הפתרונות ניתן לעבוד בעברית או בערבית ברמה העליונה של המידע – כותרות, שדות וכד’.
בכל הקשור לתוכן מורכב יש לבחון את הדברים לגופו של עניין. לחלק מן הפתרונות יש פתרונות לעבודה ‘מימין לשמאל’ באמצעות תוספי דפדפן.