כל ועד בית נדרש לתת מענה לפניות של בעלי דירות ושל דיירים, וגם של ספקים ונותני שירותים שונים. הנושאים של הפניות והמורכבות של המענה משתנים כמובן בהתאם לנסיבות העניין, אבל בואו נדבר על פרמטר אחר – הכמות.
בכמה פניות, בין אם פשוטות ובין אם מסובכות, אתם נדרשים לטפל בכל יום? בכל שבוע? בכל חודש?
מובן כי ככל שהבניין גדול יותר עם דירות רבות יותר, עומס הפניות יכול להיות גדול, ואפילו מאוד. שאלות, בירורים, טענות, תקלות – לפעמים הכל בבת אחת. אז איך מתמודדים?
באופן כללי, הטיפול של ועד בית בפניות של בעלי דירות ודיירים דומה מאוד לטיפול של עסקים בפניות של לקוחות. בעולם העסקי כבר פתחו מתודולוגיות לעניין זה וכמובן כלים דיגיטליים שפותחו לטובת העניין.
תהליך הטיפול בפניות המקובל בחברות טכנולוגיה כולל מספר שלבים מובנים:
הכלים בהם משתמשים בחברות, בעיקר בענפי הטכנולוגיה, מאפשרים גם תיעוד שוטף של התהליך, כולל שיחות, מסמכים, הצעות מחיר ועוד. בחברות רבות נהוג גם להקליט את השיחות הרלוונטיות כאשר קבצי השמע שמורים בכרטיס הפנייה.
מובן כי כלים אלו מאפשרים שיוך של הפנייה ללקוח/דירה, כך שבפועל כל הפניות של כל בעל דירה מרוכזות במקום אחד. כמו כן הם מספקים פונקציות שונות למיון וסינון רשימת הפניות לפי פרמטרים שונים, יצירת תזכורות, ואפילו משלוח תזכורות אוטומטי. מדובר בכלים חזקים מאוד שמשתכללים עם הזמן.