טיפים שימושיים ליישום חכם ואפקטיבי של תוכנת הווידאו ZOOM לצרכי ועד הבית
האם כבר קיימתם פגישת ועד ב-ZOOM? תתפלאו, אבל יש ועדי בתים שלא חיכו למשבר הקורונה, כדי לנהל עניינים באמצעות כלים דיגיטליים לתקשורת חזותית, בין חברי הוועד ומול הדיירים. היתרונות של תקשורת וידאו הם ברורים גם בימים כתיקונם.
עבור ועד הבית שצריך להתנהל באופן שוטף בינו לבין עצמו, בינו לבין הדיירים, ובינו לבין עובדים וספקים שונים, השימוש בתקשורת חזותית דיגיטלית יכול לחסוך הרבה זמן, ולא מעט טרחה ומתח. במקרים רבים בהם נדרשת החלטה מהירה, השימוש בתקשורת חזותית אונליין יכול להיות גם משתלם.
קצת רקע: אודות ZOOM
רובנו מכירים את ZOOM מהתקופה האחרונה, של ימי סגר הקורונה, אך ZOOM קיימת כבר משנת 2013 ונחשבת למובילה בתחום שיחות הווידאו כבר מ-2017, עם עשרות מיליוני משתמשים ברחבי העולם. ZOOM הגיעה לימי הקורונה כמוצר בשל ואיכותי, וחוותה זינוק של כ-65% בהתקנות ובשימוש.
ויקיפדיה: Zoom Video Communications
ל-ZOOM יש שלושה שימושים עיקריים: שיחות וידאו, ישיבות וידאו, וכנסי וידאו (וובינרים). רק השניים הראשונים רלוונטיים לצרכי ועד הבית.
ניתן להשתמש ב-ZOOM גם במחשב וגם בטלפון. כדי להצטרף לשיחה, אין צורך בהתקנה.
אם עדיין אינכם מכירים את זום, כדאי להתחיל ממדריכי הוידאו של הילה מחשבים:
המדריך להתקנת ZOOM | המדריך לשימוש ב-ZOOM | המדריך ל-ZOOM בטלפון
שימושים ויתרונות עבור ועד הבית
אין צורך להכביר מילים על השימושיות של שיחות וישיבות בווידאו עבור ועד הבית, כמו עבור כל צוות או קבוצת אנשים בעלי עניין משותף. זה מובן מאליו.
אבל בואו נשים לב לכמה תכונות שהופכות את ZOOM לכלי עבודה אפילו יותר אפקטיבי ממה שחשבתם.
- חשבון הוועד – מומלץ לפתוח חשבון ZOOM ייעודי עבור הוועד שבאמצעותו יתוזמנו השיחות והפגישות.
- הקלטת שיחות וישיבות – תיעוד להחלטות, הצבעות ואמירות של המשתתפים.
- רשימת אנשי קשר – לזימון מהיר של משתתפים לשיחות ולישיבות.
- קישור ליומן (גוגל).
- צ'אט – תוך כדי ישיבה, ניתן לקיים שיחות צדדיות עם משתתפים בודדים, קבוצות משתתפים ועם כלל המשתתפים. שימושי לשיחות הבהרה, למשל.
- שיתוף מסך – להצגת מידע ונתונים לכלל המשתתפים, ישירות מהמסך של מנהל הישיבה. ZOOM היא כלי מצוין לניהול מצגות.
- כלים למנהל – החשוב ביותר הוא – איך לא? – האפשרות להשתיק את כל המשתתפים, או משתתפים בודדים.
- כלי איור וסימון – להדגשת אלמנטים על המסך.
אין להכחיש כי מגבלת הזמן של ZOOM – עד 40 דקות לשיחה עם יותר משני משתתפים (בחשבון חינמי) – היא אמנם מגבלה, אבל גם יתרון. מגבלת הזמן מכריחה להתמקד, להזדרז ולהיות תכליתיים. ואם בכל זאת נדרש עוד קצת זמן, יוצרים מייד ישיבה חדשה וממשיכים. לא הכי נוח, אבל חסכוני.
טיפים לשימוש חכם
- ניתן להקליט מראש הודעות, הדרכות ומצגות מטעם הוועד ולשלוח כסרטוני וידאו לדיירים, או להעלות לאתר האינטרנט של הוועד.
- במידה ויש צורך בישיבה ארוכה, או בסדרה של ישיבות ארוכות, ניתן לרכוש מנוי בתשלום לתקופה קצרה של חודש בלבד. בחשבון בתשלום אין מגבלת זמן לשיחות וידאו, וניתן לקיים ישיבות ארוכות עד 24 שעות.
- מומלץ על עריכת תקנון וכללים לניהול ולהתנהגות בישיבות ועד ובפגישות דיירים ב-ZOOM.