נקודת המוצא של המחוקק היא כי בכל בית משותף חובה שתהיה נציגות אשר אחראית על ניהול תקינותו ואחזקתו של הרכוש המשותף, שאי ביצועם עלול לפגוע באחת מהדירות בבית המשותף או בבית המשותף עצמו. הנציגות יכולה למנות חבר אחד או עד חמישה.
תקופת הכהונה של הנציגות היא לשנה בלבד, מהאספה הכללית שנבחרה עד האסיפה הכללית הבאה, אלא אם התקנון המוסכם הורה אחרת.
הנציגות משמשת כמורשת של כל בעלי הדירות לכל ענין הנוגע לאחזקתו התקינה ולניהולו השוטף של הבית המשותף.
אחריותה וחובותיה על פי חוק המקרקעין והתקנון המצוי (אלא אם התקנון המוסכם קובע אחרת) נגזרות גם מתוקף הוראות חוק השליחות עקב היותה "שלוחה" של בעלי הדירות.
מתוקף חוק זה יודגש כי עליה לשמור לא רק על שקיפות אלא גם על נאמנות כלפי בעלי הדירות – אשר מינו אותה ולפעול על פי דין.
עיקרי התפקיד של הנציגות:
- לפתוח חשבון בנק על שם נציגות הבית המשותף בלבד.
- לנהל ספר הכנסות והוצאות של הכספים אשר היא גובה מבעלי הדירות בבית המשותף, מול ההוצאות שהיה עליה להוציא לאחזקת / תיקון ושמירה על הרכוש המשותף, ספר החלטות, פרוטוקולים וכד'.
- לזמן כדין ולקיים אסיפה כללית אחת לשנה קלנדרית, להציג בה דוח כספי ולהעלות להצבעה ובחירה מחדש את עצמה בפני הנוכחים.
- לטפל בסרבני תשלום, לרכוש ביטוח לרכוש המשותף, לדאוג לתקינותו ואחזקתו התקינה של הרכוש המשותף ועוד.
האם זכאים חברי הוועד לפטור מתשלום דמי הוועד? כן.
אין הוראה מפורשת בחוק שקובעת באופן חד משמעי כי חברי ועד בית זכאים לפטור מתשלום דמי ועד. לצד זאת, קיימות מספר אפשרויות שבהן חברי ועד עשויים לקבל פטור מתשלום זה:
1.
ניתן לקבל פטור מתשלום דמי הוועד כאשר הוועד הנבחר, בעל זכויות בדירה בבית המשותף, ביקש לקבל את הפטור במעמד אסיפת הדיירים וקיבל את הסכמת הרוב הרגיל באספה.
הפטור לא יכול להינתן רטרואקטיבי אלא מראש מלבד, וכפוף לכך כי נערכה הצבעה בנושא והדבר תועד בפרוטוקול האסיפה.
פטור זה יהיה תקף לשנה בלבד ועד למועד כינוס האסיפה השנתית הבאה, אשר על פי הדין חובה לכנס ולערוך, אחת לשנה. ובכל שנה יש לחזור ולקבל אישור חוזר מהאספה על מתן הפטור אחרת, מאבד הפטור את חוקיותו.
2.
קביעה בתקנון המוסכם כי חלק מחברי ועד בית, דוגמת הגזבר והיו"ר, יהיו פטורים מתשלום דמי ועד, דבר אשר לכשעצמו יכול להוות תמריץ לכהן בתפקידים אלו.
חשוב לציין כי הפטור בשני המקרים לא כולל פטור מתשלום הוצאות מיוחדת אלא אך ורק דמי הועד השוטפים, וכמובן שהפטור מגדיל את התשלום המוטל על יתר בעלי הדירות ולכן, נדרשת הסכמת הרוב.
אנשים לא ממהרים להתנדב להיות בוועד ולעיתים קרובות ברצון הוועד לסיים את תפקידו, מבלי שאף בעל דירה יתנדב להחליפו – דבר שנוגד את הוראות החוק והתקנון, הואיל ונקודת המוצא של החוק כי חייבת להתמנות נציגות בכל בית משותף.
אחד הפתרונות הוא להביא חברת ניהול ואחזקה שתנהל, או לצד הוועד או במקומו, את הרכוש המשותף – דבר המעלה לרוב את ההוצאות השוטפות של כל בעלי הדירות.
