בעקבות הכתבה הקודמת, על פתרון לגבייה עודפת לצורך פרויקט חיוני, "הופצצנו" בשאלות בנושא גבייה, שמייצגים מקרים פרטיים של ועדי בתים ובניינים משותפים.
וזה בדיוק הנושא והמסר שלנו בכתבה הנוכחית – נושא הגבייה בבתים משותפים הוא אינסופי ולפיכך הכלים שאיתם עובדים חייבים להיות סופר גמישים. כי לכל ועד בית יש צרכי גבייה משלו וסיפורי גבייה משלו.
כדי להמחיש מה זה אומר בפועל – כלים סופר גמישים – נביא לכם גם הפעם דוגמא מהחיים, אבל קודם כל קצת רקע איך הגענו למצב בו אנחנו ב-Ding יכולים לתת מענה מיידי לכל דרישת גבייה.
למעשה לא צריך אותנו, כי את רוב ההתאמות המיוחדות לצרכי הגבייה חברי ועד הבית (המשתמשים) יכולים לעשות בעצמם בעת הצורך, בקלות ובפשטות. אנחנו תמיד ערוכים לעזור ולסייע, אבל אצלנו ב-Ding הגמישות כבר בפנים.
הגמישות של Ding – ההצלחה מולידה דרישות
שלושה כוחות עזרו לנו ליצור מערכת ניהול שמאפשרת לכל ועד בית להתמודד עם צרכי גבייה משתנים ומורכבים, כולל התרחשויות ייחודיות ויוצאות דופן, מקרים פרטיים של ועד בית מסוים בתקופה מסוימת.
- חזון פיתוח תחת הסיסמא "ככל שניתן יותר המשתמשים ירצו עוד". כלומר, כבר בצעדים הראשנים הבנו שהדבר הכי תובעני הוא ההצלחה, שבאה תמיד עם עוד ועוד דרישות חדשות של המשתמשים, אז אם אנחנו רוצים להצליח לאורך זמן צריך להיות מוכנים לכל תרחיש – גם ברמת ממשק המשתמש וגם ברמת צוותי הפיתוח.
- שירות מיידי לוועדי הבתים עם מענה מעשי לכל שאלה, התלבטות, צורך חדש בתחום הגבייה (וגם בנושאים אחרים). יש מקרה פרטי? יש עם מי לדבר. בדרך כלל גם הפתרון הוא מיידי, כי כמו שאמרנו – ב-Ding הגמישות כבר בפנים (ראו דוגמא מהחיים).
- טכנולוגיה שאפשרת (כמעט) הכל. בתקופה שעברה מתחילת הפיתוח של Ding עד עתה, כאשר המערכת כבר עובדת במאות בתים משותפים בישראל, התחוללו לפחות 3 מהפכות טכנולוגיות. העולם נמצא כעת בסיטואציה בה הכל אפשרי.
דוגמא מהחיים: מספיק דייר אחד עם עניין אישי
הגמישות של Ding עומדת למבחן יומיומי. המקרה שבחרנו הפעם מייצג באופן מיטבי את היכולת של Ding לתת מענה לדייר אחד עם מקרה מיוחד, ולאפשר לוועד הבית לנהל פעילות גבייה מורכבת בלי מכשולים.
מקרה שהיה כך היה; בבית משותף בפתח תקווה ועד הבית פתח תהליך גבייה לצורך מימון של הוצאה מסוימת, שאושרה ע"י הדיירים. מדובר בגבייה חודשית מכל דירה, למשך תקופה של מספר חודשים, עם סכום משתנה מדירה לדירה. תהליך לא שגרתי מיסודו.
ועד הבית הקים את התהליך במערכת, ההודעות נשלחו לדיירים, כל דייר עם הסכום שלו לאותו חודש, עם הכפתור לתשלום בדרך שלו (כרטיס אשראי, העברה בנקאית וכד'), ועם קבלה שמגיעה ישר אליו מייד עם התשלום.
אלא שדייר מסוים הקים קול צעקה, בטענה (מוצדקת) שיש בינו לבין הוועד בירור וסוכם שכל תהליכי הגבייה מולו מוקפאים בשלב זה. "למה אני מקבל את כל התזכורות האלו?"
הוועד פנה אלינו וקיבל מענה מיידי: להגדיר בתהליך סיווג חדש – לדוגמא: חיוב במחלוקת – שמקפיא הליכי גבייה מול דייר עם הסיווג הזה. תוך כמה דקות הבעיה באה על פתרונה והדייר נרגע.
תמצית האירוע
- הצורך: תהליך הגבייה המיוחד היה צריך להתבצע כאשר דייר ספציפי אינו מקבל את הודעות החיוב והתזכורות, גם אם החוב נרשם.
- הדרישה: הפתרון חייב לשמר את רישום החובות והחיובים של אותו דייר עד לסיכום הבירור. כלומר, כל התאמה לצורך החדש נדרשת להשתלב בפעילות השוטפת, ללא כל פגיעה במידע קיים וביכולת לחזור במהירות למסלול רגיל.
- הפתרון: הגדרת סיווג 'חיוב במחלוקת' שיוגדר במקרה זה עבור אותו דייר ספציפי.
